Was Sie mit dem Messe-DJ vor der Standparty klären sollten
Messestand-Partys haben ganz eigene Herausforderungen im Vergleich zu anderen Business-Partys. Das Zusammenspiel mit dem Messeveranstalter, anderen Ausstellern und den individuellen Gegebenheiten vor Ort erfordert eine sehr gute Planung und detailreiche Absprachen.
Als Messe-DJ werde ich für Veranstaltungen an allen großen Messestandorten in Deutschland gebucht. Für alle, die das erste Mal eine Messestand-Party planen, habe ich hier eine Checkliste zusammengestellt, die alle wichtigen Punkte abdeckt, um eine reibungslose Performance Ihres Messe-DJs gewährleisten zu können. Aus Erfahrung kann ich sagen: Eine gute, organisierte Planung ist an dieser Stelle mehr als die halbe Miete.
Checkliste: Messestand-Party planen
1. Datum & Uhrzeiten
- Festlegen von Veranstaltungstag, Spielzeit und ggf. Endzeit (Lärmschutz). Das klingt vielleicht erst einmal profan – es ist aber zwingend nötig, die Optionen bei der Messegesellschaft im Vorfeld abzuklären. Von Messestandort zu Messestandort oder sogar von Messe zu Messe an ein- und demselben Standort können die Gegebenheiten deutlich abweichen.
2. Veranstaltungsort & Parkmöglichkeit
- Dem DJ detaillierte Informationen zum Messenamen, der Messehalle und den Zufahrtsberechtigungen zur Verfügung stellen. Diese Dinge vorab zu klären ist elementar, damit es hier nicht zu unnötigen Verzögerungen am Veranstaltungstag kommt.
- Parkplatz in unmittelbarer Nähe für einen schnellen Auf- und Abbau.
3. Raum- & Standgröße
- Einen festen Platz für DJ-Pult und ggf. Licht-/Tonanlage einplanen und die Quadratmeterzahl des zur Verfügung stehenden Platzes an den Messe-DJ kommunizieren.
- Wege für Kabel einplanen, ohne dass kein Stolperrisiko entsteht-
4. Anmeldung der Party beim Messeveranstalter
- Abklären, ob die Standparty beim Messeveranstalter offiziell angemeldet werden muss.
- Vorgaben zu Lautstärke, Party-Endzeit oder sonstigen Auflagen erfragen und entsprechend einplanen.
5. GEMA-Anmeldung
- Der Veranstalter der Messestand-Party ist verantwortlich für die Anmeldung der Party bei der GEMA.
- Benötigte Unterlagen und Gebühren prüfen.
6. Technikanforderungen
- Klären, ob hauseigene Technik vorhanden ist oder der Messe-DJ eigenes Equipment mitbringen soll.
- Im Gespräch mit dem DJ klären, welcher Technik-Umfang bei der Messestand-Party benötigt wird: z.B. Soundanlage, Lichttechnik, Mikrofone?
7. Stromversorgung
- Anzahl und Position der Stromanschlüsse vor Ort und mit dem Messe-DJ klären.
- Stromversorgung prüfen: z.B. Sicherungskasten und die benötigte Strom-Leistung.
- Ermitteln, welchen Strombedarf andere Dienstleister/weiteres Equipment, z.B. Caterer, Fotobox, etc. haben.
8. Lautstärke-Regelung
- Vorgaben der Messehalle zu Dezibel-(dB)-Grenzen erfragen, die bei einer Messestand-Party zum Tragen kommen.
- Mit dem Messe-DJ eine feinfühlige Lautstärke-Anpassung zwischen Networking-Phase (Gesprächen) und Party-Phase (tanzen) absprechen.
9. Aufbau- & Abbauzeiten
- Interne Zeitplanung durchgehen: Wie lange sind Kundentermine am Stand geplant?
- Wie ist der zeitliche Korridor für den Auf- und Abbau der Technik, damit der Messebetrieb nicht gestört wird? Als Messe-DJ habe ich mein gesamtes Equipment für einen möglichst effizienten Auf- und Abbau optimiert. So kann ich gerade bei den oft zeitlich sehr engen Taktungen schnell und auf den Punkt agieren.
- Pufferzeit für Soundcheck und Nachjustierung
10. Abstimmung mit unmittelbaren Standnachbarn
- Bereits im Vorfeld der Messe einen Hinweis an Nachbarstände geben, dass eine Party stattfindet.
- Mögliche Lärm- oder Platzkonflikte mit Standnachbarn unbedingt gemeinsam im Vorhinein lösen.
11. Musikalische Ausrichtung
- Mit dem Messe-DJ klären, was gewünscht ist: Hintergrundmusik für Business-Talk vs. tanzbarer Party-Sound später am Abend.
- Berücksichtigung von internationalem Publikum auf der Messestand-Party: Welche Sprachen werden gesprochen und welche landestypische Musik sollte evtl. Beachtung finden?
- Buchen Sie einen professionellen Messe-DJ mit Erfahrung: Denn bei einer Messestand-Party ist eine gute Mischung aus Planung und dynamischer Reaktion am Abend gefragt.
12. Programmpunkte & Ablauf
- Intern mit den Kollegen absprechen, welche Einbindung von Reden, Präsentationen oder Show-Elementen geplant sind.
- Mit dem Messe-DJ und allen Beteiligten klären, wie der Übergang zwischen Messealltag und Abend-Event aussehen soll.
13. Besonderheiten & Wünsche
- Gibt es individuelle Musik-Specials, die eingeplant werden sollten, z.B. Corporate Jingles oder Branchen-Songs? Falls ja, diese im Vorfeld dem DJ zur Verfügung stellen und genau absprechen, wann diese gespielt werden sollen.
- Ist ein Dresscode – z.B. Business, leger etc. – für den Messe-DJ gewünscht?
14. Budget & Vertrag
- Schriftliche Fixierung aller Konditionen wie Gage, Zahlungsmodalitäten vornehmen.
- Kosten für mögliche Zusatzleistungen wie zusätzliche Technik, Spielzeit-Verlängerungen etc. vertraglich festlegen.
15. Ausweichlösung
- Plan B mit dem Messe-DJ besprechen: Was passiert bei technischen Ausfällen? Z.B. Ersatzkabel, Backup-Equipment etc. thematisieren.
16. Kommunikation während der Messe
- Wer ist Ansprechpartner:in für den Messe-DJ vor Ort? Sowohl zu Beginn der Messestand-Party als auch am Ende, denn die Ansprechperson ist hier nicht immer identisch.
- Kontaktmöglichkeiten zur Ansprechperson am Tag der Messestand-Party (Handy) für spontane Änderungen oder akute Fragen.
17. Verpflegung
- Werden Getränke oder Essen für den DJ bereitgestellt? Dies ist vor allem wichtig bei langen Einsatzzeiten des Messe-DJs.
Messe-DJ berät Sie bei der Planung Ihrer Messestand-Party
Grundsätzlich gilt: Ein erfahrener Messe-DJ wird Sie gut und umfangreich bei der Organisation und Planung Ihrer Messestand-Party beraten. Die 17-Punkte-Checkliste für die Messestand-Party kann Ihnen zur Orientierung dienen – so können Sie sicherstellen, dass Sie auch wirklich alle wichtigen Punkte abgeklärt haben.